Je suis étonné qu’il ait fallu attendre aussi longtemps pour que Google propose ce type de service… Il y a bien longtemps il y avait même des plugins (Google Drive) pour virtuellement utiliser l’espace de stockage de gmail pour y poser des fichiers. Bref le 12 janvier, Google a annoncé qu’ils allaient proposer dans quelques semaines un espace de stockage de 1 giga, le tout gratuitement bien entendu, et avec la possibilité d’acheter de la capacité complémentaire à un prix défiant toute concurrence : 0,25$/an le giga supplémentaire.
L'interface actuelle d'upload de fichiers
Ce qui est intéressant avec cette offre c’est que vous allez réellement stocker vos fichiers, qu’ils soient compatibles ou non avec l’offre Google Docs (donc des zip, des pdf…). La seule limite c’est que le document ne devra pas faire plus de 250mb, ce qui reste rare avec un fichier word mais ce qui vous empèchera de stocker vos films de vacances… Bien entendu ces fichiers seront accessibles dans un mode collaboratif, Google vient encore de plomber un business (adieu drop.io, et tout les autres services permettant d’envoyer de très gros fichiers pour dépasser les limites d’envoi des messageries…).
Et cerise sur le gâteau, ce service fonctionnera aussi avec Google Apps, l’offre business de Google.
L’actualité aidant, des pirates ayant mis la main sur des mots de passe hotmail et gmail apparemment, Google a donc du se fendre d’un petit post sur son blog afin de rappeler quelques règles essentielles pour choisir un mot de passe. Voici rapidement les enseignements de cet article :
-Afin de ne pas tenter le diable, n’utilisez pas le même mot de passe sur tout les sites notamment sur les sites importants comme ceux liés à votre email, nom de domaine ou banque… Il est vrai que certains sites ne sont pas importants et dans ce cas un password identique peut faire l’affaire. En revanche pour les autres sites pensez bien à personnaliser le mot de passe en utilisant par exemple les premières lettres d’une phrase. Google site l’exemple « combien ais je d’argent » pour la banque, dont le mot de passe deviendrait « cajda » si l’on ne prenait que les premières lettres mais il faut y ajouter des caractères spéciaux et des majuscules pour le renforcer : « cA#d? » et là tout de suite cela devient plus difficile de le trouver et de le retenir par la même occasion!
-Il y a quelques années j’avais lu une étude sur les mots de passe et j’avais été étonné du nombre de personnes qui utilise « password » ou « azerty », certes c’est facile et pratique mais bon tout le monde utilise ces mots de passe, alors la protection est plutôt basique dans ce cas… Google recommande d’utiliser des majuscules, des minuscules, des chiffres et des caractères accentués comme ?!#&. Le fait d’utiliser ces options permet de complexifier fortement le mot de passe donc utilisez les.
-Autre cas très classique l’utilisation de données personnelles pour le password comme le prénom de ses enfants ou encore celui de son chien, numéro de rue, téléphone… Le principe c’est que tous vos amis connaissent votre femme, vos enfants ou encore votre chien, donc c’est facilement retrouvable pour ceux qui vous connaissent un peu et ceux qui auraient accès à des données sur vous (profil facebook notamment où il y a toute votre vie). La solution de Google est radicale, il ne faut pas utiliser ce genre de mots de passe trop facile à trouver et se retourner sur des combinaisons comme l’exemple proposé par Google : sPo0kyh@ll0w3En.
-Beaucoup de personnes écrivent leurs mots de passe sur des bouts de papier, dans des emails, dans des fichiers word… Certes cela peut être une solution pour s’en souvenir mais il faut absolument faire en sorte que personne ne puisse consulter ces documents, le choix du nom de fichier est important, n’utilisez pas mot de passe ou password par exemple…
-Et si vous avez perdu votre mot de passe cela n’est pas trop grave car beaucoup de sites proposent le reset de ce dernier par email. Un clic et vous aurez un nouveau mot de passe. Vérifiez bien que l’adresse email de vos comptes est la bonne, car sinon c’est fichu pour retrouver votre compte. Si certains sites vous proposent une question pour retrouver le mot de passe, essayez de faire compliqué dans la réponse ou de trouver une question que vous seul savez répondre (et surtout pas « quel est le prénom de ma femme? »).
Sinon un truc qui fonctionne bien et qui était utilisé par l’un des fondateurs de Twitter (qui s’était fait pirater sa messagerie aussi), c’est d’utiliser des mots associés au site genre : gmail : gm, facebook : fb pour renforcer le mot de passe et le rendre unique, ainsi le mot de passe gmail devient : motdepasse –> gmmotdepasse. Et pour trouver le mot de passe pensez à une phrase comme « ma première fille jeanne a sept ans » ce qui donnerait « mpfjasa ». Et en complexifiant un peu cela donnerait : « MpfJa7A », et en y ajoutant des caractères accentués (qui ressemblent aux lettres : @ pour a, $ pour S…) cela donnerait : « MpfJ@7A. », ce qui est un mot de passe fort.
Par ailleurs pour éviter de se faire piquer son identité le cliquer pas sur les messages dont les expéditeurs vous sont inconnus ou dont le contenu vous semble louche… Cela limitera le risque de phishing.
Quelques outils tout de même pour vos mots de passe :
-Pour ceux qui veulent tester leurs mots de passe vous pouvez aller voir cet article.
-Pour générer automatiquement des mots de passe bien costaux vous pouvez utiliser l’outil de pc tools.
Après la lecture de cet article de Google on a presque envie de rigoler, tout cela est bien évident mais dans la pratique c’est plus complexe… Essayer d’expliquer à votre grand mère qu’il ne faut pas utiliser le nom de minou mais sPo0kyh@ll0w3En à la place, facile non? Ou bien il faut changer le nom du minou pour le rendre fort d’un point de vu sécurité!
Gmail est un très bon client email en ligne, peut être le meilleur de ceux que j’ai pu tester depuis les années 90. Voici une petite liste de trucs ou méthodes bien pratiques pour rendre ce client email encore plus user friendly.
Premièrement commençons par le Labs (settings/labs en haut à droite) pour y installer quelques options nécessaires. Pour ceux qui sont sous Google Apps n’oubliez pas d’activer l’option dans les paramètres du domaine ou de demander à votre administrateur de le faire pour vous sinon vous n’aurez pas accès au Labs :
1- Options nécessaires :
–Mark as Read Button, sans doute l’option la plus importante, vous sélectionnez les emails à marquer comme lu et vous cliquez sur le bouton (qui n’existe pas dans le gmail par défaut). Gain de temps (deux clics au lieu de quatre)
–Undo Send, une option bizarre a priori mais vous allez l’aimer car combien de fois après avoir cliqué sur le bouton « envoyer » vous vous êtes dit « ah zut je viens de voir une faute »
–Canned Responses, permet de prédéfinir des réponses types, sans mettre en place des filtres. Si jamais vous avez des emails qui nécessitent souvent des réponses similaires, n’hésitez pas à installer cette option
–Keyboard shortcuts on, une option qui n’est pas dans le labs mais dans General, pratique pour utiliser son clavier pour naviguer dans les emails… « u » permet de revenir en arrière, « c » de composer un nouveau message, « j » de descendre dans la liste des messages, « k » de remonter, « y » d’archiver et « o » d’ouvrir un email.
2- Options pratiques mais pas nécessaires :
–Picasa previews in mail permet de voir les images Picasa postées dans les emails sans avoir à cliquer sur le lien (gain de temps assuré)
–Flickr previews in mail idem mais pour les photos flickr
–Custom Label Colors, permet d’avoir un plus grand choix de couleurs
3- Options à usage unique
–Filter import/export, le jour où vous allez migrer votre boite email vers une autre boite google (par exemple de gmail à google apps email) vous serez content d’exporter vos filtres automatiques.
Ensuite il faut savoir qu’il y a des commandes (c’est très basique en fait gmail) à taper dans la barre de recherche qui permettent de faire tout un paquet de chose. Voici celles que j’utilise plus ou moins régulièrement :
–is:unread, permet d’afficher uniquement les messages non lus, après vous avez les variantes is:read, is:starred
–from: permet de recherche tous les emails d’une seule personne
–to:, tous les emails envoyés à une personne
–OR , permet de rechercher par exemple from:henri or from:pierre. A bien mettre en majuscule : OR
-« – » permet de faire une recherche en excluant un mot
–label:, recherche tous les emails avec le label
–has:attachment, les emails avec une pièce jointe, pratique avec la commande from: exemple from:henri has:attachment
–filename:, pour rechercher un fichier particulier ou bien un type de fichier exemple : filename:pdf ou filename:cv.doc
– » « , permet de rechercher l’ensemble des mots entre apostrophes exemple « henri labarre »
–( ), les parenthèses sont pratiques dans les expressions de recherche un peu complexes exemple: from:henri (manger OR dormir)
–in:anywhere, une commande pour rechercher partout (dans les spams aussi)
–subject: , permet de recherche par sujet précis ex: subject: réunion de lancement
–in:inbox, in:trash, in:spam , pour rechercher spécifiquement dans l’inbox, la poubelle ou le dossier spam
–after: ou before: pour rechercher par date
Quelques trucs à savoir :
-Votre adresse gmail n’est pas sensible aux majuscules, c’est à dire qu’une adresse Henri.Labarre@gmail.com sera équivalente à henri.labarre@gmail.com
-Si vous avez une adresse sous la forme prenom.nom@gmail.com sachez que vous avez aussi celle-ci prenomnom@gmail.com
-Pour lire ses messages avec plus de sécurité, utilisez l’adresse gmail en https plutôt qu’en http : https://www.gmail.com. Sur Google Apps c’est une option qui se paramètre pour forcer cette connexion
-Pour gagner du temps n’hésitez pas à créer un label unread pour identifier tous les messages qui n’ont pas été lu, sinon la commande is:unread fonctionne bien aussi
-Pour faire un backup de votre compte gmail pensez à configurer un client mail en IMAP qui fonctionnera en tâche de fond (j’ai sur le mac l’application mail d’apple qui récupère tous les emails automatiquement)
Si avec cela vous ne devenez pas un cador de gmail!
Depuis plus d’un an je suis sous blackberry Orange, si dans l’ensemble j’en suis plutôt content comme outil professionnel, je trouvais que la gestion des emails (ceux en provenance de gmail) n’était pas du tout mais pas du tout optimale. En effet, la gestion de l’IMAP n’est pas bidirectionnelle (ce qui signifie qu’une action dans gmail n’impacte pas les emails sur le téléphone mais l’inverse oui), le client blackberry ne gérait pas les labels, les filtres ou encore les conversations (plusieurs emails).
Tous ces petites choses commençaient à me faire douter de la pertinence de l’usage d’un blackberry lorsque votre compte mail est géré par Google (gmail ou google app). Mais hier j’ai découvert une extension, Enhanced Gmail, qui a changé ma vision de l’outil. Pour faire simple avec Enhanced Gmail vous allez donner un sacré coup de jeune au client email de Blackberry avec la gestion des labels, des filtres, des favoris, de la recherche, des fils de conversation…
Pour mettre à jour votre client mail blackberry avec Enhanced Gmail c’est ici. La procédure en anglais est relativement simple à suivre :
1. Click on the Email Setup icon on your BlackBerry smartphone’s home screen
2. Enter your user name and password if prompted
3. Click on Email Accounts
4. From the Email Accounts list, locate your Google Mail™ account and click the Delete link
5. When prompted, click Yes to delete the account
6. Click Add An Email Account
7. Type your Google Mail address and password. Click Next
8. Click Close
9. Check the Messages folder on your BlackBerry smartphone for Enhanced Google Mail plug-in installation instructions
Sinon si vous installez pour la première fois votre blackberry, laissez vous guider l’option est proposée à la fin de la configuration du compte email ou bien aller ici.
L’une des spécificités de Google a toujours été de ne communiquer avec ses utilisateurs que par communiqué de presse ou articles de blog et non pas directement comme avec des forums ou encore help center classique. Depuis l’arrivée de Twitter les choses ont changées et beaucoup de sociétés utilisent l’outil comme étant un moyen de faire de la communication et même du support en ligne (comme par exemple @LALIGNEDEFREE).
Google a étonnamment suivi le mouvement en créant une multitude de comptes Twitter pour ses produits, et ses équipes (la liste des nombreux comptes Twitter est en fin d’article). Ce qui m’a étonné de prime abord c’est que Google communique (enfin donne l’impression), que Google utilise un service ne lui appartenant pas et enfin que ces comptes Twitter soient bien fournis.
Hier le service phare de Google, Gmail a été rendu indisponible suite à une surcharge des serveurs dédiés (dont le nombre avait été réduit lors d’une maintenance). Google a communiqué d’abord sur son blog un article pour expliquer le problème (et une solution au passage), puis a publié un tweet dans la foulé et ceci à chaque fois qu’une update ou un nouvel article était publié sur le blog officiel de Gmail. Certes ils auraient pu en dire plus sur Twitter mais ils ont préférés faire comme à leur habitude c’est à dire utiliser Twitter comme relais à leur communication institutionnelle (ou produit), mais avec une rédaction plus intelligente que l’intégration du flux du blog par Twitterfeed (qui reprend les titres des articles comme tweet).
Sur d’autres comptes Twitter de Google, les intervenants (googlers) sont plus pro-actifs et produisent du contenu spécifique pour Twitter, répondent aux utilisateurs mais ils n’en font pas trop non plus, preuve en est le compte Twitter de Google Voice qui répond bien aux utilisateurs mais n’update pas très souvent son profil :
Google utilise donc Twitter mais comme étant plus un relais de leur communication classique, ce qui veut dire que le niveau de dépendance de Google envers Twitter reste assez faible ce qui leur permettra de quitter Twitter sans trop de dommages collatéraux le jour venu. Google nous donne donc l’impression de communiquer plus en utilisant Twitter mais malheureusement c’est en parti faux…
Ci-dessous la liste des comptes Twitter appartenant à Google :
Que vous soyez sous PC ou Mac vous connaissez l’extension Google Notifier qui permet de vous prévenir dès que vous avez reçu un nouvel email dans votre compte Gmail (cela ne fonctionne qu’avec Gmail). Cette addons fonctionne très bien mais si vous avez envie de changer de système voici Notify, une extension pour Mac toute simple mais très élégante (plus que celle de Google).
Le principe est similaire à Google Notifier sauf que vous avez accès à un aperçu des emails sans avoir à les ouvrir dans Gmail, cela peut être pratique pour jeter un coup d’oeil rapide aux nouveaux emails. L’arrivée des nouveaux messages peut être signalée aussi grâce à Growl, dont l’effet est plus discret et joli que Google Notifier.
Autre intérêt de l’application, c’est que vous pouvez mettre jusqu’à 4 comptes gmail et que c’est gratuit aussi!
Je ne sais pas si vous utilisiez les labels de Gmail mais personnellement je les utilisais pour marquer automatiquement les emails en fonction de leur provenance afin de m’y retrouver dans la lecture de ces derniers. J’utilisais donc passivement ces labels car donner un label à un email n’était pas user friendly comme aiment le dire nos amis américains!
Et bien Google vient de mettre à jour les labels de gmail, premièrement ils déménagent dans la boite de réception (inbox), on peut les masquer (pratique car certains labels permettent de catégoriser les emails dans l’inbox et on s’en fiche d’avoir le label dans la sidebar). Et surtout maintenant on peut faire du drag and drop des emails pour appliquer un label. A moi donc le label « A Répondre plus tard » que je n’avais jamais réussi à mettre en pratique, les étoiles ne me convenant pas non plus car je n’avais pas l’indication du nombre d’emails étoilés, j’utilisais les tâches (task) à la place…
La nouvelle présentation des labels de Gmail
Des évolutions encore une fois bien pratiques… A croire que Google lit dans les pensées de ces utilisateurs ou fait des milliers de focus groups!
Quelques petits conseils :
-pour mettre en haut vos labels les plus utilisés pensez aux caractères comme # les chiffres 1,2,3…
-si vous déplacez des emails vers un label vous allez les archiver par la même occasion, pour appliquer un label et laisser les email dans l’inbox il faut partir du label et le déposer sur l’email à labellisé…
Étonnamment depuis longtemps google ne propose que des signatures brutes sans possibilité d’intégrer des images, des logos ou encore une mise en forme spécifique. Certainement que Google souhaite proposer quelque chose universel vis à vis des clients de messagerie qui ne gèrent pas tous les emails au format HTML.
Depuis quelques temps on avait vu fleurir des scripts qui fonctionnaient avec greasemonkey, pour les avoir testés à l’époque je n’avais pas du tout été emballé. J’avais trouvé le procédé incertain et surtout bien complexe pour ajouter une signature à un email… Hier j’ai du faire face à un nouveau problème car mon gmail comporte une dizaine de comptes emails et sur l’un d’entre eux je ne voulais pas que ma signature classique apparaisse. Après quelques recherches sur Internet j’ai enfin trouvé la solution qui permet de faire des signatures HTML dans Gmail (mais obligatoirement dans Firefox) et qui peuvent être différentes suivant le compte email utilisé pour envoyer le message.
Ma signature html dans gmail
Cette extension (un peu miracle dans mon cas) s’appelle « blank canvas gmail signatures« . Pour la faire fonctionner, rien de plus simple :
Ouvrez firefox, cliquez sur ce lien, installez l’extension, redémarrez firefox, configurer l’extension en ouvrant gmail et en cliquant sur « compose mail » et en cliquant sur le bouton « edit signature » et/ou « option ». Pour créer une signature propre j’ai préféré utiliser de bonnes vieilles tables pour que le rendu soit au maximum compatible avec des clients emails. Pour ce que cela intéresse mon canvas html est juste en dessous, libre à vous de le modifier pour le personnaliser (mais rien ne vous empêche de faire de pub pour du conseil en stratégie internet).
Henri Labarre
mobile : +336 32 32 77 66
2803 MEDIA www.2803media.fr
Twitter : @2803media & @henrilabarre
Répétez l’opération autant de fois que vous avez de comptes emails, en changeant les informations au besoin. Et dire qu’elle existe depuis juin 2008…
[Update] Depuis Gmail a changé sa politique vis à vis des signatures HTML comme le présente cet article.
