30 trucs pour devenir plus performant avec Gmail (ou Google Apps email)

Gmail est un très bon client email en ligne, peut être le meilleur de ceux que j’ai pu tester depuis les années 90. Voici une petite liste de trucs ou méthodes bien pratiques pour rendre ce client email encore plus user friendly.

gmail-google-apps

Premièrement commençons par le Labs (settings/labs en haut à droite) pour y installer quelques options nécessaires. Pour ceux qui sont sous Google Apps n’oubliez pas d’activer l’option dans les paramètres du domaine ou de demander à votre administrateur de le faire pour vous sinon vous n’aurez pas accès au Labs :

1- Options nécessaires :

–Mark as Read Button, sans doute l’option la plus importante, vous sélectionnez les emails à marquer comme lu et vous cliquez sur le bouton (qui n’existe pas dans le gmail par défaut). Gain de temps (deux clics au lieu de quatre)
–Undo Send, une option bizarre a priori mais vous allez l’aimer car combien de fois après avoir cliqué sur le bouton « envoyer » vous vous êtes dit « ah zut je viens de voir une faute »
–Canned Responses, permet de prédéfinir des réponses types, sans mettre en place des filtres. Si jamais vous avez des emails qui nécessitent souvent des réponses similaires, n’hésitez pas à installer cette option
–Keyboard shortcuts on, une option qui n’est pas dans le labs mais dans General, pratique pour utiliser son clavier pour naviguer dans les emails… « u » permet de revenir en arrière, « c » de composer un nouveau message, « j » de descendre dans la liste des messages, « k » de remonter, « y » d’archiver et « o » d’ouvrir un email.

2- Options pratiques mais pas nécessaires :

–Picasa previews in mail permet de voir les images Picasa postées dans les emails sans avoir à cliquer sur le lien (gain de temps assuré)
–Flickr previews in mail idem mais pour les photos flickr
–Custom Label Colors, permet d’avoir un plus grand choix de couleurs

3- Options à usage unique

–Filter import/export, le jour où vous allez migrer votre boite email vers une autre boite google (par exemple de gmail à google apps email) vous serez content d’exporter vos filtres automatiques.

Ensuite il faut savoir qu’il y a des commandes (c’est très basique en fait gmail) à taper dans la barre de recherche qui permettent de faire tout un paquet de chose. Voici celles que j’utilise plus ou moins régulièrement :

–is:unread, permet d’afficher uniquement les messages non lus, après vous avez les variantes is:read, is:starred
–from: permet de recherche tous les emails d’une seule personne
–to:, tous les emails envoyés à une personne
–OR , permet de rechercher par exemple from:henri or from:pierre. A bien mettre en majuscule : OR
-« – » permet de faire une recherche en excluant un mot
–label:, recherche tous les emails avec le label
–has:attachment, les emails avec une pièce jointe, pratique avec la commande from: exemple from:henri has:attachment
–filename:, pour rechercher un fichier particulier ou bien un type de fichier exemple : filename:pdf ou filename:cv.doc
– » « , permet de rechercher l’ensemble des mots entre apostrophes exemple « henri labarre »
–( ), les parenthèses sont pratiques dans les expressions de recherche un peu complexes exemple: from:henri (manger OR dormir)
–in:anywhere, une commande pour rechercher partout (dans les spams aussi)
–subject: , permet de recherche par sujet précis ex: subject: réunion de lancement
–in:inbox, in:trash, in:spam , pour rechercher spécifiquement dans l’inbox, la poubelle ou le dossier spam
–after: ou before: pour rechercher par date

Quelques trucs à savoir :

-Votre adresse gmail n’est pas sensible aux majuscules, c’est à dire qu’une adresse Henri.Labarre@gmail.com sera équivalente à henri.labarre@gmail.com
-Si vous avez une adresse sous la forme prenom.nom@gmail.com sachez que vous avez aussi celle-ci prenomnom@gmail.com
-Pour lire ses messages avec plus de sécurité, utilisez l’adresse gmail en https plutôt qu’en http : https://www.gmail.com. Sur Google Apps c’est une option qui se paramètre pour forcer cette connexion
-Pour gagner du temps n’hésitez pas à créer un label unread pour identifier tous les messages qui n’ont pas été lu, sinon la commande is:unread fonctionne bien aussi
-Pour faire un backup de votre compte gmail pensez à configurer un client mail en IMAP qui fonctionnera en tâche de fond (j’ai sur le mac l’application mail d’apple qui récupère tous les emails automatiquement)

Si avec cela vous ne devenez pas un cador de gmail!

Source de quelques tips

Publié le septembre 18, 2009 par . Cette article a été publié dans Logiciel et taggé , , , , . Enregistrer le lien de l'article.

14 commentaires sur “30 trucs pour devenir plus performant avec Gmail (ou Google Apps email)”

  3. Quand ca coince je leur écrit, pour leur expliquer le bien fondé d’accepter les e-mails avec des + (et j’en profite aussi souvent pour leur expliquer le bienfondé des mots de passe encryptés en md5 ou mieux dans leurs BDD, car souvent cela vas de paire)

  5. pour les backups j’avais laissé tombé outlook, mais je pense que je vais y revenir car j’ai l’impression que la synchronisation me ralentit fortement mon gmail sous firefox.
    Il y a des options très sympas également pour configurer gmail sur son mobile, en IMAP cela permet en plus de synchroniser ses dossiers… Gmail c’est le top, je ne comprends pas l’intérêt de certains pros d’utiliser encore Hotmail ou Yahoo ?

  6. Il est possible aussi (via le labs) de crée des raccourci comme « is:unread » directement sous les libellés, c’est très pratique quand on fait les même recherche … De plus on peut avoir plusieurs vues comme la boite de reception, les unread, les starred …. c’est bien sympa. De plus on n’est plus obligé d’avoir Gmail en Anglais pour avoir le labs ;)

  8. Pour moi, l’astuce la plus pratique a l’heure actuelle, c’est un bon paramétrage de Multiple inbox, et des filtres. Je m’explique. J’ai des filtres pour les mails non importants, ces filtres appliquent un libellé particulier, archivent les mails, mais ne les rendent pas lus (en général les pubs Pixmania/RueDuCommerce/VentePrivée par ex).

    Et ma Multiple Inbox est paramétrée sur seulement 2 onglets :
    – Ma inbox classique en haut
    – une inbox en dessous, et cette 2e inbox n’affichent que les mails respectant la règle « is:unread »

    Intérets ? Et bien, sur les notifiers généraux (Gmail Notifier pour Mac / Gpush sur iPhone) des notifications ne sont envoyées QUE pour les mails vraiment importants et non-lus de la inbox majeure.

    Et en 2 clics, je classe les mails non-lus sans importance , en cliquant sur « All » qui va selectionner tous les mails (mais seulement ceux de la 2nd inbox) et en cliquant sur « Mark as read » avec le bouton du Labs.

    Depuis que j’ai ce système, je trouve vraiment Gmail par-fait !

  9. Extra :)
    Les raccourcis claviers sont comme toujours un investissement personnel très rentable. Au début, il suffit d’en apprendre un seul: « ? » qui affiche tous les autres

  11. Très intéressant, et je plussoie pour l’option « multiple inboxes ».
    Pour l’exemple, j’ai des boites « spécifiques » qui me permettent de voir, dès l’ouverture de mon Gmail, les mails non-lus labellisés « perso », ou « clients », ou « élèves », et ceux que j’ai ‘starré’,
    J’utilise les « étoiles » en fonction d’un code qui me permet de savoir qu’il faut que je réponde à un mail, que j’attends une réponse ou que je dois penser à relancer.
    Ainsi, j’ai immédiatement sous les yeux un état des lieux de ma ‘liste de tâches’…
    En ce qui concerne la connexion en https, il est possible de la ‘forcer’, dans Settings -> General -> Browser connection, ce qui permet de ne jamais se poser la question de la sécurité, quel que soit l’endroit d’où on se connecte.

  12. Salut Henri,
    Pour ma part, je trouve aussi gmail parfait surtout grace aux « labels » et « multiple inboxes ». Mais j’ai un gros souci : Je ne parviens pas à rapatrier mon adresse GoogleApps dans mon gmail perso, en imap. J’ai posté un message sur le forum de Google Apps, sans succès. Ce qui est bizarre, c’est que ca fonctionne sous Mail.app, mais pas sur mon gmail perso.
    Donc je suppose que le probleme vient de Gmail… Tu as une idée ? Merci

  14. Excellent article Henri ! Même au delà, un must-have pour les utilisateurs de Gmail comme moi.

    Une petite suggestion, dans les Google Labs, activer « Quick Links » (Liens Rapides en FR) permettra de mémoriser simplement les commandes de recherches – tout le monde n’a pas l’âme d’un Geek ;)

    Intéressant le coup du + dommage effectivement que cela ne passe pas partout. Du coup l’info sur le « point baladeur » (via Morgan) peut sans doute fournir un moyen simple de s’enregistrer sur des sites « louches » et de faire un trie auto par un filtre.

    hum… pleins d’idées ;)

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